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州史志办机关工作人员文明行为规范

发布时间:2016-12-09 16:57 编辑:州史志办

文明用语
  语言是人内在思想、情感的外在体现,是人际之间交往的桥梁,是机关工作人员执行公务的基本工具。文明用语是对机关工作人员的基本要求之一。
  一、文明用语的养成
  语言文明要求做到"三要三不要":一要说话客气,不要强词夺理,冷言恶语伤人;二要谈吐文雅,不要说脏话、粗话、骂人话;三要态度谦逊,不要盛气凌人,信口开河说大话。养成文明用语的良好习惯,可以从以下一些方面入手。
  (一)杜绝脏话、粗话、骂人话。一方面要随时注意自己约束自己;另一方面,要请周围的人,特别是自己的亲朋好友提醒自己,监督自己,下决心坚持不懈,改掉语言不文明的坏习惯。
  (二)要学会使用文明礼貌十字用语。文明礼貌十字用语即"请、您好、谢谢、对不起、再见"。当你请求别人帮助时,先说一声"请";见到熟人时,问声"您好";当别人给以帮助或提供方便时,道声"谢谢";当你给别人增添了麻烦时,要主动说一声"对不起";与人分手时,说声"再见"。
  (三)克服个人情绪对自己的干扰。高兴时说文明用语,不高兴时也要坚持;称呼他人,关系好时和有了磨擦一个样,不要让自己的情绪为不文明的语言开绿灯。
  (四)时时处处都要语言文明,做到在私下场合和公务场合一个样,在家里和外面一个样。
  二、讲普通话
  我国宪法规定:"国家推广全国通用的普通话"。讲普通话是现代文明的重要标志,是机关工作人员的职责,也是机关工作人员的一项基本功和文明用语的重要体现之一。因此,提倡机关工作人员讲普通话。
  三、打接电话文明用语
  接打电话是机关工作人员处理公务的主要形式之一。机关工作人员应当把学会使用电话文明用语作为一项基本功。电话文明用语的关键是礼貌、简短、准确。
  (一)接话用语
  机关工作人员应养成电话铃响即拿起听筒的习惯。当电话接通后,应先向对方问好,然后自报部门名称,使对方知道所拨电话是否正确。可说:"喂,您好,这里是××处(室、局)"。如果对方是找人的,应说:"请稍等",然后立刻找人。如果人不在,可说:"对不起,××不在。"如果对方委托你转告留言,应问清其姓名、电话号码、联系方式,应说:"对不起,请问您怎么称呼,为及时联系,是否请您留下电话号码?"如果对方有具体事项向你转达,要书面记下有关内容,并重复一遍,对方确认无误后,再加以说明:"请您放心,我一定转告。"最后自报姓名,以示负责。
  接电话听对方说话时,应随声说些应答词语,以示你正在听他说话。如果接电话时,碰到对方语言冷漠无礼,也要心平气和地与之通话,不可无礼相对。如果对方滔滔不绝,可以说:"实在对不起,我还有些事要急着办,改日再谈,好吗?"
  (二)授话用语
  电话接通后,首先要确认通话对象是否正确,然后自报部门姓名,可说:"请问是××处吗?我是××处的××。"如果电话打错了单位,应说:"对不起,打错了"。找对方某人接电话,要礼貌相请:"麻烦您找××接电话。""请问××在吗?麻烦您请他接一下电话。谢谢您了。"
  工作内容电话,如传达领导指示、约见某人谈话、协调有关事项等等,授话人特别要注意语气的谦和,不能以"二首长"自居。可以这样说:"您是××吗?如果您方便的话明天×点×领导想要跟您谈谈,您看怎样?"对方同意后,可说:"我们恭候您的到来。"向上请示、向下传达时,也应首先问明单位、接听人姓名、职务等,然后说:"请您记一下。"接着叙述通话内容。
  打电话时,出现特殊情况,如有人要找你签署某份文件、有客人来等,这时要同对方说:"很抱歉,我这里有件急事处理一下,请您稍等。"如果事情不是马上可以处理好的,应向对方致歉,暂停通话:"很对不起,我这里要处理一件急事,不能劳您久等,这样吧,我过一会儿再来电话,好吗?"

文明待人
  文明待人,要注意必要的礼节,仪表要端庄整洁,举止要大方得体。
  一、文明待人的基本礼节
  (一)日常交往礼节
  日常交往礼节主要有点头、举手、起立、欠身、鼓掌等,应正确掌握和使用,以显示一个人的文明素质水平。
  点头,是与别人招呼时使用的礼貌举止。通常多用于迎送的场合,表示对见面的喜悦或对离别的留恋。在其它场合也使用。
  举手,是与别人招呼的礼貌举止,通常用于和对方远距离相遇或仓促擦身而过的时候。它的用意在表示自己认出了对方,但因条件限制而无法站停施礼或与对方交谈。
  起立,是对长者、师长、上级表示敬意的礼貌举止。平时,坐着的男子看到站立着的女子,或坐着的年轻者看到刚进屋的年长者,或有客人到来时,也都可以用起立表示敬意。
  欠身,是向别人表示自谦的礼貌举止。
  鼓掌,是表示赞许、欢迎或向别人祝贺的礼貌举止。
  (二)公务活动交往礼节
  公务活动交往礼节,主要有介绍、握手、迎送、陪客、挡驾、告辞等。
  介绍。介绍时有两条通行的规则要把握:一是把身份低、年纪轻的介绍给身份高、年纪大的;二是把男子介绍给女子。
  握手。握手时不要用力太大,与年长者握手,应双手相握,同时稍稍欠身。男子与女子握手只握一下女子的手指部分。握手时目光要看着对方,不要东张西望。如戴有手套,应先摘掉手套再握。握手也有先后之分,应由主人、年长者、女子、身份高的人先伸手。
  迎送。迎客的礼仪应注意以下两点:一是作为主人,要主动走上前去向来客边握手边进行自我介绍;二是介绍要注意顺序。在自我介绍后,还要为在场的其他人逐一介绍。介绍到每一个具体人时,要礼貌地以手示意,而不要指指点点。送客的礼仪也要把握两点:一是一般应到客人的住地送行;二是对上级及兄弟单位来的贵客佳宾除到住地话别外,一般还应送到车站、机场或码头,并等火车、飞机或轮船启动以后再离开。如果自己有事不能等候很长时间,应向客人说明原因,并表示歉意。
  陪客。陪客不论是熟人还是第一次光临的新交,不论是上级还是下级,都要一视同仁,热情相待,切忌过份殷情或冷谈。在住宿、就餐、活动程序安排前,要主动征询客人意见,使之合乎规格和需要。客人出门在外,人地两生,有许多不便之处或要设身处地为客人排忧解难。陪客宴请时,饮酒要留有余地,做到敬酒不劝酒,以免酒醉失态。
  挡驾。挡驾艺术关键在于尽量减少对方的不快。要设身处地替对方着想,使对方感到被挡驾是因情况发生了变化,而彼此的关系依然如故。
  告辞。作为主人,当客人提出告辞时,应等客人起身后再起身,并把客人送到门外。握手道别后,不能立即转身返回室内,而应目送客人离去,如客人回首招呼,主人要招手示意。作为客人,告辞时态度要决然,不要嘴里说:"该走了该走了",却迟迟不动身。走出门后应请主人留步,并主动伸出手握手告别。
  二、文明待人的仪表举止
  (一)服饰的要求
  一是要和职业协调。在公务活动中,一般不宜奇装异服或打扮得过份妖艳。服饰要力求显得庄重、大方,切忌穿红戴绿,珠光宝气;二是要和年龄协调。不同年龄的人有着不同的穿着要求;三是要和形体条件协调。要因人而异,扬长避短;四是要和环境协调。在庄重场合不能穿得太古板,悲伤场合不能穿得太刺目。
  (二)姿态的要求
  一是要有良好的站姿。站立时,腿要直,胸要挺,腹部平,手臂在身体的两侧自然下垂,给人一种挺、直、高的美感;二是要有良好的行姿。行走时,给人一种轻、灵、巧的感觉;三是要有良好的坐姿。坐着时,给人一种端正、舒适、自然、大方的感觉。
  (三)神态的要求
  一是要面带微笑,给人和颜悦色、满面春风的感觉;二是要注意运用眼神。相互打量,不能用轻蔑或审视的目光看人。交谈时,不可东张西望。看人时不要去注意人家的生理缺陷。总之,眼神应该是自然、温和、稳重,使人感到亲切,可以信赖。
  (四)仪容的要求
  一是仪容要整洁。在公务活动前,应将头发梳理整齐,胡子刮净。女同志可作一些必要的化妆,但不要浓妆艳抹,香气刺鼻;二是坏习惯要避讳。不要当着客人的面挖鼻孔、搓污垢、剔牙齿、掏耳朵、剪指甲。打喷嚏时应用手巾捂口鼻,面向一旁,避免发出大声。不要随地吐痰、乱扔果皮纸屑和烟头等。
  (五)进出办公室的要求
  1.事先有约。一是预先约定时间,以便对方事先作好安排;二是要按约定时间抵达,以免别人久等。如果因为发生了特殊情况不能按时赴约,或者需要改变时间,应尽可能提前通知对方,并表示歉意。
  2.进出有礼。一是进出机关大门,要主动出示证件,办理出入手续。如骑自行车出入,要主动下车,尊重警卫人员;二是进入办公室应先敲门,经主人应允后方可进入,即使门是敞开的,也要以其他方式使主人知道有客来访,待听到了主人的招呼后再进门;三是离开时,应有礼貌地向主人告别。
  3.把握时间。一是如遇到主人突然有重大事务要处理,则应适时"刹车"和告辞;二是如果事情办得差不多了,主人办公室另有人来访,自己同新来的客人无话要谈,即使主人谈兴正浓,也应在同新来者简单地打过招呼后,尽快地向主人告辞,以免妨碍别人的事;三是快下班时,事情没办完,也应主动发出"改日再谈"的约请,除非主人相邀,不要耽搁;四是与女同志交谈,要谦让、谨慎,时间要适度。
  (六)公务活动中避免的举动
  公务活动中要注意避讳以下举动。
  1.不要交叉握手。互相握手时,不可越过另两个人拉着的手去与第三个人握手,这是不礼貌的。
  2.目光不能死死盯住对方或某个地方。不要死死盯着对方的眼睛或身体的某个部位,或眼望天花板或办公室的某个地方,这不仅不礼貌,而且会显得人神情呆钝,让人产生不可信赖的感觉。
  3.与人不要站得太近。在公务活动中,要注意尽量与别人保持一定的距离,不要站得太近。不论是坐还是站,应将自己的身体正面对着对方,斜侧着身子会显得你好象不太愿意与他交往。
  4.不要随便就座。在公务活动中,座位有主客尊微之分,如果你面对的是一位上级或长者,就应该选择在他的下座,或座位比他低一些的椅子或沙发就座。在你面前的是同级、下级或同辈、小辈,也应采取一种恭敬有礼的坐姿,以免无意中失礼。
  三、文明待人把握的尺度
  (一)要一视同仁,以诚相见-不失态。对上不唯唯
  诺诺、阿谀奉承,对下不咋咋唬唬、傲慢无礼。
  (二)要守时守约,讲究信用-不失信。遵守时间,不得失约,如果确实无法避免失约或迟到,应尽量事先通知对方并表示道歉。凡答应办的事情,一定要按时办妥;同别人约定共同协商办理的事情不要独家去办。当面承诺,事后敷衍不仅会影响你的形象,而且会影响机关的威信。
  (三)要谦虚谨慎,注意礼貌-不失礼。公务活动中,一要避免举止粗野、缺乏礼貌;二要避免行为做作、高傲自大。应善于运用礼貌和谦虚的方法来得到对方的欢迎和合作。

  文明办事
  机关工作千头万绪,具体工作千差万别,公务处理、行文、会议是所有机关部门共性的也是主要的工作之一。因此公务处理、文明行文、文明开会是机关工作人员文明办事的一个重要方面,也可以说机关文明办事的一个重要体现。
  一、公务处理的文明要求
  公务处理要按照开拓、务实、高效、廉洁的要求,自觉
  做到:
  (一)依法规范行政行为,提高工作透明度,自觉接受社会监督;
  (二)严格办事程序,遵守规章制度;
  (三)简化办事环节,提高办事效率,履行公务承诺;
  (四)热情接待,文明待人;
  (五)认真听取意见,深入调查研究,坚持实事求是;
  (六)廉洁自律,不接受可能影响公务的宴请、娱乐活动和礼品、礼券等。
  二、公务行文的文明要求
  (一)要符合党和国家的方针、政策和法律、法规。公文必须符合党和国家的方针、政策、法律、法令以及上级机关的决议、命令和指示精神。
  (二)要注意文件格式的规范化。公文从标题、主送机关、正文、附件到发文机关印章、发文日期、公文编号、机密等级、阅读范围等等,都要书写清楚,缺一不可,防止差错。这既是公文格式的要求,也是公文礼仪的表现。对公文不注意格式,印刷装订马虎,缺页漏页,甚至不盖公章,是对受文单位不尊重的表现。
  (三)用词遣句要严密准确。公文的语言,一要准确,要准确地反映客观实际,有一说一,有二说二,在遣词造句上要准确贴切,庄严郑重,朴实无华,符合语法规范。二要简明扼要,做到凝练而有力地表述事物,用最少的词句表达较多的内容。上行公文,语气要谦敬;下行公文,语气要平易。
  三、组织会议的文明要求
  (一)内容明确,不开无目的的会。开会,必须内容明确。通过开会,要了解什么情况,解决什么问题,事先都要做到心中有数。内容含糊、目的不明确的会议坚决不开,要开就要讲究实效,保证会议质量。
  (二)处处考虑方便与会者。首先是要对议题作好调查研究,明确要解决的主要问题,保证会议中心突出,避免跑题、泛议。其次,会议时间的长短,开会人数的多和少,都要根据会议的内容来安排,尽量减少陪会人员。第三,对提交会议讨论的问题凡涉及有关部门和地区的,事先一定要进行会商,广泛征求意见,取得一致。此外,对与会的某些年事较高、身体较弱以及规格较高者,应有特殊的照顾和安排。对会议的后勤保障工作和包括会场布置、座位安排、签到等事务性工作也要考虑安排周全,尽量做好。
  (三)要创造朴实无华的会风。形式要简朴,时间要紧凑,会场布置要得体。
  (四)遵守财务制度,严肃会议纪律。各类会议的经费开支都要严格按制度规定执行,反对盲目扩大会议规模,提高会议规格,防止违反党纪政纪的行为发生。
  三、参加会议的文明要求
  (一)遵守会议纪律。会议是一种群体活动。为了保证会议的顺利进行,出席会议的人员要自觉地遵守会议纪律。准时到会,保持会场安静,不交头接耳,不使用手机、传呼机等。
  (二)会上发言要力求简明扼要。在会议上发言、讲话,无论是否形成书面文稿,都要做到:一是思路清楚,中心突出,观点、态度明确;二是要言之有理,力戒空话、废话、套话;三是要简短,勿冗长。
  (三)尊重他人的发言。开会时,自觉地将注意力集中于与议题有关的内容,倾听他人发言,认真思考问题,准备自己的意见,这是与会人员的一条重要职责。

 

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